В съответствие с:
Регламент (EC) No 718/2007 от 12 юни 2007.
Член 102 - Определяне на органи.
Управляващият орган създава Съвместен Технически Секретариат (СТС). Той е разположен в гр. Кюстендил, Република България. СТС има клон в Република Македония разположен в гр. Струмица. СТС (включително неговият клон, като част от същия орган) се състои от равен брой експерти от всяка участваща в програмата страна.
СТС подпомага дейността на Управляващия орган и на Съвместния комитет за наблюдение, и, когато е необходимо - на Сертифициращия Орган и на Одитния Орган при изпълнение на техните задължения. СТС участва в изготвянето и изпълнението на решенията на Съвместния комитет за наблюдение и изпълнява функциите на Секретариат. Основните функции на СТС са следните:
- Участва при планирането и организирането на информационните кампании по Програмата и други дейности, свързани с повишаването на обществения интерес към Програмата;
- Създава и управлява база данни за съвместни проекти и база данни за проектни партньори;
- Подпомага генерирането и развитието на проекти;
- Предоставя стандартизирани форми за кандидатстване, оценка, договаряне, изпълнение, наблюдение (мониторинг) и отчитане в сътрудничество с УО;
- Изготвя и обявява поканите за набиране на проектни предложения;
- Оказва съдействие на бенефициентите по изпълнението на операциите и финансовото администриране;
- Получава и регистрира подадените проектни предложения;
- Извършва административна проверка на проектните предложения и проверка за избираемост;
- Представя годишен работен план за одобрение от Управляващия орган и Съвместния комитет за наблюдение;
- Организира всички срещи и събития, изготвя протоколи от заседанията, подпомага оперативното административно управление на програмата;
- Организира работата на оценителите и представя резултатите от техническата оценка на проектните предложения на СКН;
- Извършва наблюдение по изпълнението на проектите, изисква и получава информация от водещите бенефициенти и актуализира данните в информационната система за управление;
- Администрира работата на контрольорите и осъществява повторна проверка на сертифицираните от контрольорите дейности съгласно "принципа на четирите очи";
- Получава и проверява от водещите партньори докладите/отчетите по изпълнение на проектите преди представянето им на УО;
- Съдейства на УО при изготвянето на доклади/отчети за изпълнението на Програмата;
- Получава исканията от водещите бенефициенти по отношение на модификации на проектите, изготвя Анекси към договорите за изпълнение на проектите и ги представя на УО или на СКМ за одобрение;
- Сътрудничи с органите за изпълнение на Програмата в Република България и Република Македония;
- Осъществява сътрудничество със заинтересованите централни, регионални и местни органи/организации.
Годишните работни планове на Съвместния Технически Секретариат се одобряват от Съвместния комитет за наблюдение. Съвместният технически секретариат ще се финансира от бюджета по приоритетна ос „Техническа помощ".
Служителите в СТС се наемат чрез сключването на договор с Управляващия орган.
Съвместният технически секретариат ще се състои от български и македонски служители. Броят и квалификацията на експертите трябва да е в съответствие с функциите, формулирани по-горе.